Word中最終顯示標(biāo)記和原始顯示標(biāo)記的區(qū)別是什么？

Word技巧：最終顯示標(biāo)記和原始顯示標(biāo)記的區(qū)別是什么？

小伙伴留言問道，在Word2010最終顯示標(biāo)記和原始顯示標(biāo)記的區(qū)別是什么？

場景：公司銷售、HR、行政等需要進(jìn)行Word文檔修訂的辦公人士。

問題：最終顯示標(biāo)記和原始顯示標(biāo)記的區(qū)別是什么？

解答：利用Word的修訂功能搞定。

首先要搞清楚“最終顯示標(biāo)記”和“原始顯示標(biāo)記”在哪里？標(biāo)記都在“審閱-修訂”里面。如下圖：

首先要開啟這些標(biāo)記，需要先將Word文檔變成可“修訂”狀態(tài)，只需要點(diǎn)擊“審閱—修訂”按鈕即可。（下圖箭頭處）

開啟修訂功能之后，如果你添加內(nèi)容，比如在下圖中添加“第一章”就會(huì)紅色顯示，或者 刪除了“分體貌和心靈”文字，就會(huì)默認(rèn)在批注欄顯示被刪除的文字。如下圖

這里需要注意，Word文章是永遠(yuǎn)顯示被修改過之后的狀態(tài)。說明Word默認(rèn)的修訂狀態(tài)是“最終顯示標(biāo)記”狀態(tài)。如果將其修訂為“最終狀態(tài)”，則Word文檔會(huì)顯示被修改后的“完美”狀態(tài)。

效果如下圖，將不會(huì)顯示添加或刪除的“痕跡”。仿佛文章本來就是這個(gè)樣子的。

但如果你將顯示狀態(tài)修改為：原始顯示標(biāo)記，則Word文檔會(huì)顯示出沒修改之前的狀態(tài)，并標(biāo)記出被修改后的批注。這種顯示標(biāo)記非常類似出版社編輯修改原作者的稿件，比如刪除某些文字或段落，直接用劃橫線即可。下圖箭頭處。

如果將其設(shè)置“原始狀態(tài)”，則完美顯示文檔沒修改前的狀態(tài)。（實(shí)際上文檔已修改，只是查看方式為原始狀態(tài)，也就是我們所說的初稿），仿佛文檔沒有被修改過。

這樣你是否理解最終顯示標(biāo)記和原始顯示標(biāo)記的區(qū)別。但這里有個(gè)很重要的問題，很多職場人士會(huì)誤以為“最終狀態(tài)”就是文章的最后編輯后的狀態(tài)，直接發(fā)給客戶或自己的經(jīng)理同事，這樣懂Word文檔人可以輕易看到你曾經(jīng)修改過那些內(nèi)容

這種對于合同修改過的客戶反饋來說會(huì)感覺非常的差，甚至影響到和合約的簽訂。所以一般比較大的公司對外的文檔一律是PDF格式也包含了這個(gè)原因。那如果一定要Word文檔出去，如何判斷該文檔是修訂狀態(tài)呢？

首先需要記住一點(diǎn)，審閱修改過的文檔一定有一個(gè)“確認(rèn)”的過程。也就是下圖中的“接受和拒絕按鈕”來確定文檔每一處的修訂確認(rèn)。必須保證每一條都接受或拒絕。推薦大家再做接受和拒絕確認(rèn)前，將此文檔進(jìn)行備份。（下圖箭頭處）

確認(rèn)完畢后，一定將“修訂”按鈕的燈“熄滅”，即沒有被按下去。（下圖箭頭處）

這樣就完成了，Word文檔的修訂修改工作。

總結(jié)：你可能會(huì)說怎么這么麻煩，還要用到修訂，直接改Word文檔不就完了嘛？Word的修訂功能主要是為了多人確認(rèn)，以及團(tuán)隊(duì)合作，對同一個(gè)Word文檔進(jìn)行內(nèi)容確認(rèn)的過程，如果沒有修訂功能，靠人工檢查兩個(gè)文檔的修改也是非常麻煩的操作。當(dāng)然Word也提供文檔的比較功能，但還是沒有直接使用修訂功能來得方便。

該技巧Word2010版本有效。